Авто-категоризация операций

Самая скучная часть учёта — каждый раз выбирать категорию для покупки в том же магазине. свод.ли подставляет её сам: по вашим правилам или просто по истории контрагента. Подстановка мягкая — это подсказка, а не решение за вас: выбрали категорию руками — подбор молча уступает.

Как свод.ли выбирает категорию

Цепочка простая — до первого срабатывания:

1. Ваше правило «контрагент → категория». Самое точное: контрагент в операции уже указан явно.
2. Ваше правило «слова в описании → категория». Выручает, когда контрагента нет, а в названии операции есть узнаваемое слово.
3. История контрагента — его самая частая категория в этой книге. Работает без всякой настройки: если вы пять раз отнесли «Магнит» к «Продуктам», шестой раз свод.ли предложит их сам.

Под полем категории всегда написано, откуда она взялась: «Подставлено правилом по контрагенту», «…правилом по ключевым словам» или «…из истории контрагента». Как только вы выбираете категорию сами, подпись исчезает — дальше поле ваше, и никакая подстановка его уже не перезапишет. Смена типа операции (расход ↔ доход) тоже сбрасывает подсказку.

Работает без настройки

Третий шаг цепочки не требует ничего — он включён всегда. Заводить правила стоит там, где истории ещё нет (новый контрагент), где она «грязная» (в один магазин вы ходите и за продуктами, и за бытовой химией) или где контрагента вообще не будет — например, при импорте банковской выписки.

Правило по контрагенту

Простое отображение «этот получатель — всегда эта категория»: «Пятёрочка» → «Продукты», «Яндекс Go» → «Такси», «Ригла» → «Аптека». Такое правило срабатывает раньше истории, поэтому им удобно «переучивать» контрагента, категория которого поменялась.

Правило по словам в описании

Здесь условие — одно или несколько ключевых слов. Достаточно, чтобы совпало любое из них.

Совпадение идёт по началу слова: «аренд» поймает и «аренда», и «арендная плата», но не «субаренда» — потому что там «аренд» стоит не в начале слова. Это позволяет писать основу слова один раз и не перечислять все падежи.

Ключевые слова смотрят на описание операции — то, что в выписке называется «назначением платежа». Именно поэтому такие правила особенно полезны при импорте банковской выписки.

Конструктор правил

На компьютере и в вебе — раздел «Категории», вкладка «Правила автокатегорий» рядом с вкладкой «Категории». Кнопка Правило в шапке открывает карточку правила.

На телефоне — раздел «Категории» → Правила авто-категоризации в шапке; открывается экран «Правила категорий» с кнопкой Новое правило.

Список правил везде одинаковый: карточка с плиткой целевой категории в её цвете, названием и тумблером сверху, условиями-чипами ниже и типом условия в подвале. Правила, у которых удалили контрагента или категорию, показываются приглушёнными с пометкой — они не срабатывают, пока вы не почините условие.

Направление правила

Отдельного переключателя «расход/доход» у правила нет — направление задаёт тип целевой категории. Правило с расходной категорией никогда не сработает на доходе, и наоборот. Поэтому одинаковые ключевые слова могут спокойно жить в двух правилах — одном расходном, другом доходном.

Тумблер «Правило включено»

Выключенное правило остаётся в списке, но категорию не подставляет. Удобно, когда правило нужно временно приостановить — например, на время разбора старой выписки, — не теряя его условия.

Применить к прошлым операциям

Сразу после сохранения правила свод.ли считает, сколько операций без категории уже подходят под его условие, и предлагает применить правило к ним: «В книге 42 операции без категории подходят под это правило. Применить к ним?».

• Затрагиваются только операции без категории — то, что вы уже разметили руками, не переписывается.
• Изменения обычные: попадают в историю и синхронизируются, как ручная правка.
• Отказаться можно кнопкой «Не сейчас» — правило всё равно сохранено и будет работать для новых операций.

Конфликты правил

свод.ли не даёт завести два правила, из которых сработает только одно — иначе было бы непонятно, почему подставляется «не та» категория. При сохранении проверяются два случая:

• Второе правило на того же контрагента в том же направлении.
• Пересечение основ ключевых слов: «аренд» и «аренда» ловят одни и те же операции, потому что совпадение идёт по началу слова.

В обоих случаях сохранение отклоняется с понятным текстом, где названы и слово, и конфликтующее правило с его категорией. Выключенные правила тоже участвуют в проверке — иначе включив старое правило обратно, вы получили бы скрытый дубль.

Где ещё срабатывают правила

• Ручной ввод операции — на компьютере, в вебе и на телефоне.
• Сканирование чека ФНС — продавец из чека сразу даёт категорию, и покупку остаётся только сохранить.
• Импорт банковской выписки — ваши правила приоритетнее и истории контрагента, и встроенного словаря назначений платежа. Это самый быстрый способ разметить сотни строк за один заход.

Правила и синхронизация

Правила — часть книги: они синхронизируются через свод.ли облако вместе с остальными данными, попадают в бэкапы и в экспорт. Настроили на компьютере — работает на телефоне. В книге с совместным доступом правила общие для всех участников.

Куда дальше

• Категории и контрагенты — что именно подставляют правила.
• Операции — форма ввода, где всё это видно.
• Импорт и экспорт — разметка выписки правилами.
• Покупки по чекам — что даёт размеченный чек ФНС.