Сканер чеков ФНС
Не вводите покупку вручную — наведите камеру телефона на QR-код кассового чека. свод.ли запросит данные у Федеральной налоговой службы и заполнит операцию: сумму, дату, продавца и полный состав покупки. Позиции и реквизиты чека потом видны прямо в карточке операции — на телефоне, в вебе и на десктопе. А если чек уже сохранён картинкой или PDF — просто прикрепите файл к операции, и свод.ли сам предложит подтянуть по нему состав покупки из ФНС.
Что это даёт
- Состав покупки — каждая позиция чека с количеством, ценой и суммой.
- Продавец — название организации и ИНН, как в фискальных данных ФНС.
- Сумма и дата — берутся из чека, операция заполняется автоматически.
- Проверено ФНС — данные приходят из официальных Открытых API, а не распознаются с фотографии. Это не OCR: свод.ли читает фискальный QR-код, поэтому состав точный.
Камерой чек сканируется только на телефоне. Но распознавание QR из прикреплённого файла работает и на компьютере, и в вебе — см. раздел «Чек из вложения» ниже. Импортированный чек синхронизируется с облаком, и его состав можно открыть в операции на любом устройстве.
Как отсканировать чек на телефоне
- Откройте новую операцию — большая кнопка + в центре нижнего таб-бара.
- Нажмите Сканировать чек ФНС рядом с полем суммы.
- Наведите камеру на QR-код — обычно он в нижней части кассового чека, рядом с реквизитами ФН / ФД / ФПД.
- свод.ли запросит чек у ФНС и за пару секунд заполнит сумму, дату и состав покупки.
- Выберите счёт и категорию, при желании добавьте заметку — и сохраните операцию.
Чек из вложения: прикрепили файл — QR распознается сам
Чек не обязательно ловить камерой в момент покупки. Электронный чек приходит на почту PDF-ом, бумажный часто уже сфотографирован — просто прикрепите этот файл к операции. Если на нём найдётся фискальный QR, свод.ли спросит — «Обнаружен QR-код чека»: «Запросить по нему состав покупки и продавца в ФНС? Файл останется прикреплённым к операции в любом случае». Две кнопки: Не нужно и Запросить в ФНС.
- Согласились — позиции, продавец и реквизиты подставятся в форму по правилу «введённое руками важнее»: пустые поля заполнятся, а то, что вы уже ввели, останется как есть.
- Отказались — ничего не произойдёт.
- Вложение сохранится в любом случае — независимо от ответа и от того, чем закончился запрос в ФНС.
Работает и при создании операции, и при правке уже сохранённой. На компьютере и в вебе читаются и картинки, и PDF — страницы разбираются прямо на вашем устройстве, наружу уходит только сама строка QR-кода и только по вашему согласию; файл можно выбрать в пикере или перетащить мышью. На телефоне разбираются картинки (PDF — нет).
Вложения прикрепляются по одному — так найденный QR всегда однозначно относится к тому файлу, который вы только что добавили.
Спрашиваем только про фискальный QR-код. Ссылки на сайт магазина, коды оплаты СБП и промо-купоны с того же чека отсеиваются — вопрос не будет выскакивать на каждой второй картинке.
Вопрос появится и без подключённого свод.ли облака — но честно скажет, что для распознавания облако нужно (запрос в ФНС идёт через него), и предложит его подключить. Если облако вам не нужно, у этого варианта есть флажок Больше не напоминать: он запоминается на устройстве. Подключите облако позже — вопрос вернётся.
Поделиться файлом из другого приложения
На телефоне есть ещё более короткий путь. Файл — фото чека из галереи, скриншот из мессенджера, PDF из почты — можно отправить в свод.ли через системное «Поделиться», не открывая приложение.
- В приложении с файлом (Галерея / Фото, мессенджер, почта, браузер) нажмите Поделиться.
- В списке приложений выберите свод.ли.
- Откроется форма новой операции, а файл уже будет у неё во вложениях.
- Если на нём нашёлся фискальный QR — приложение предложит подтянуть состав покупки из ФНС. Не нашёлся — файл просто останется прикреплённым, и это уже полезно.
- Выберите счёт и категорию — и сохраните.
Принимается любой файл, а не только картинка. Работает и когда приложение уже открыто, и когда оно запускается «с нуля».
Просмотр чека внутри операции
Откройте операцию, к которой привязан чек — в её карточке появляется блок «чек ФНС» с продавцом, ИНН и датой. Нажмите Позиции чека, чтобы раскрыть полный список товаров с количеством, ценой и суммой, а внизу — фискальные реквизиты (ФН, ФД, ФПД) и итог. Это работает на любом устройстве, где открыта книга.
Разложить чек по категориям
В одном чеке из супермаркета обычно лежит сразу несколько категорий: продукты, бытовая химия, вино, корм коту. Раньше вся сумма падала в одну категорию операции. Теперь у отсканированного чека есть Разложить чек — каждой позиции можно назначить свою категорию.
- Откройте операцию с чеком. На компьютере и в вебе нажмите Разложить чек в карточке чека — откроется окно с позициями. На телефоне раскройте карточку «Позиции чека» и нажмите под списком Разложить по категориям — откроется шторка.
- У каждой позиции — чип категории. По умолчанию там «Как у операции».
- Нажмите на чип у нужной позиции и выберите категорию.
- Нажмите Готово и сохраните операцию.
Разложить автоматически
Размечать три десятка позиций руками — скучно. Кнопка Разложить автоматически в окне разбивки проставляет категории всем позициям, которые вы ещё не тронули. Подсказки помечаются подписью «предложено»: это предложение, а не приговор — любой чип меняется одним нажатием, а Сбросить убирает разметку целиком.
Категория для позиции ищется по трём источникам, в этом порядке:
- Ваши прошлые решения. Если этому товару вы уже назначали категорию в чеках этой книги — она и подставится. Свои решения всегда важнее любых правил.
- Ваши правила «ключевые слова → категория» — те же, что работают в авто-категоризации операций.
- Встроенный словарь типовых товаров — хлеб, молоко, бензин, корм для животных. Он срабатывает, только если подходящая категория есть в вашей книге; свои категории словарь не создаёт.
Ничего не нашлось — позиция остаётся «Как у операции», а под сводкой появится строка «Подсказок нет: для этих товаров ещё нет ни истории, ни правил». Подбор идёт на устройстве и без сети: никаких моделей и запросов наружу, состав ваших покупок никуда не уходит. И пока вы не сохранили операцию, подсказки никуда не записываются.
Суммы вводить не нужно, и сводить остаток — тоже. Части считаются из самих позиций чека, а всё, что вы не тронули, остаётся в категории операции. Состояния «остаток не сходится» здесь просто не существует.
Чек остаётся одной операцией — ничего не рассыпается на несколько строк. В журнале у неё появляется маркер +N по числу дополнительных категорий. А вот аналитика считает честно по частям: диаграмма «Аналитики», «Расходы по категориям» на Сводке и бюджеты относят каждую позицию к её собственной категории. Фильтр по категории находит такой чек и тогда, когда категория живёт только в его части, а справочник «Категории» ставит дату последней операции и категориям позиций. Позиция, которой вы выбрали ту же категорию, что у операции, отдельной частью не считается — маркер +N считает только другие категории.
Если разложены все позиции
Когда каждой позиции назначена своя категория, «общей» категории у покупки не остаётся — в ней не лежит ни рубля. Поэтому категорией операции становится категория самой крупной части чека: в журнале вместо «Питомцы +2» будет, например, «Здоровье +1», а лишняя категория нигде не всплывает. Поле «Категория» в форме в этом случае недоступно, под ним — подсказка. Чтобы выбрать категорию операции вручную, оставьте хотя бы одну позицию «Как у операции».
Суммы по категориям от этого не меняются — меняется только то, какая из категорий чека показана первой. Чеки, разложенные до этого правила, приводятся к нему сами после обновления приложения — пересохранять ничего не нужно.
Разметка синхронизируется между устройствами вместе с операцией. Работает и при создании операции, и в правке уже сохранённой — в личных книгах, где живёт сканер чеков.
Все чеки за период
Отдельные чеки удобно смотреть в операциях, но иногда нужен список: найти, в каком магазине покупали шуруповёрт, или собрать все чеки за квартал. Для этого есть экран «Чеки»: «Аналитика» → вкладка «Покупки» → кнопка Все чеки внизу карточки.
Наверху — три показателя за выбранный период:
- Чеков за период — и сколько в них позиций.
- Сумма по чекам. Возвраты из неё не вычитаются: это реестр, а не статистика расходов.
- С вложениями — у скольких чеков сохранено фото или PDF.
Ниже — таблица дата · продавец · сумма · позиций · категория · вложение. У продавца показывается ИНН, у чека возврата — пометка «возврат», у разложенного по категориям чека — маркер +N по числу дополнительных категорий. Клик (на телефоне — тап) по строке открывает ту самую операцию.
Поиск в шапке ищет сразу по трём полям: названию продавца, его ИНН и наименованиям товаров внутри чеков. То есть «молоко» найдёт все чеки, в которых оно было, даже если в названии магазина его нет.
Период — тот же, что выбран в «Аналитике». В реестр попадают все живые операции с чеком, включая возвраты: именно чек покупки нужен, когда товар придётся вернуть.
Выгрузка чеков
Кнопка Выгрузить чеки собирает все чеки периода в один файл. Форматов четыре:
- XLSX — таблица из двух листов: «Чеки» (дата, продавец, ИНН, сумма, фискальные реквизиты, QR-строка, категория, счёт) и «Позиции» (наименование, количество, цена, сумма, категория позиции). Листы связаны номером чека.
- CSV — то же самое «плоско»: строка на каждую позицию чека.
- PDF-буклет — чек на страницу: продавец, ИНН, дата, итог, таблица позиций, реквизиты ФН / ФД / ФП и сканируемый QR-код.
- ZIP — архив со всем сразу: PDF, XLSX, CSV и оригиналы вложений (фото и PDF чеков).
Зачем PDF с QR-кодом. Чтобы вернуть товар, магазину нужен чек. Бумажный выцветает за месяц, а приложение ФНС и касса магазина читают тот самый QR — на странице буклета он живой и сканируется с экрана или с распечатки. Так что «потерял чек» перестаёт быть проблемой, если чек хоть раз попал в свод.ли.
Выгрузка — это реконструкция по данным ФНС, а не фискальный документ: свод.ли печатает то, что отдала налоговая. Об этом честно написано и в диалоге выгрузки, и в подвале каждой страницы буклета.
Поиск сужает и выгрузку. Оставили в поле «молоко» — выгрузятся только найденные чеки, и счётчик в диалоге честно покажет их число. Нужны все — очистите поиск крестиком.
Различия платформ. PDF-буклет собирается на компьютере и в вебе; на телефоне доступны XLSX, CSV и ZIP. В веб-версии в ZIP не попадают вложения — браузерная версия их не хранит (см. синхронизацию), об этом сказано прямо в описании формата.
Дубликаты
Один и тот же чек нельзя добавить дважды: свод.ли узнаёт его по фискальным реквизитам (ФН + ФД + ФПД) и предупредит, если такой чек уже есть в книге. Проверка идёт на устройстве — облако не видит состав ваших покупок.
Если чек не находится
Первый запрос намеренно быстрый — около двух секунд. Кнопка «Попробовать ещё раз» в диалоге «Чек пока не найден» ищет иначе: приложение переспрашивает ФНС до десяти секунд, потому что один и тот же чек нередко находится со второй-третьей попытки. Нажимать её подряд смысла нет — несколько минут после отказа повтор отвечает сразу, из памяти устройства, чтобы не тратить дневной лимит обращений впустую. Вернуться к чеку позже, когда касса передаст его в ФНС, можно всегда.
Если и это не помогло:
- Свежий чек может появиться в базе ФНС не сразу — попробуйте позже.
- Убедитесь, что подключено свод.ли облако: запрос к ФНС идёт через наш сервер, без облака сканер недоступен.
- Проверьте, что в кадре именно QR-код кассового чека, а не штрих-код товара.
- Если чек приехал файлом — убедитесь, что QR-код целиком в кадре и не смазан. Не нашли QR — вопроса не будет, но само вложение всё равно сохранится.
- Данные по чеку отдаёт ФНС — если в самом чеке ошибка реквизитов, найти его не получится.
Что дают накопленные чеки
Отсканированные чеки — это не только удобный ввод. Их состав питает раздел «Покупки по чекам» в аналитике: что вы покупаете чаще всего, по какой цене, как эта цена меняется от месяца к месяцу и насколько подорожала лично ваша корзина. Чем больше чеков, тем длиннее история цены у каждого товара.
Куда дальше
- Покупки по чекам — статистика по товарам и динамика цен.
- Операции — редактирование, поиск и вложения.
- Голосовой ввод — второй быстрый способ: надиктовать операцию голосом.
- Синхронизация — чтобы импортированные чеки были на всех устройствах.
- Авто-категоризация — чтобы продавец из чека сразу давал категорию.
- Категории и контрагенты — куда отнести покупку из чека.
- Теги — операции из чеков помечаются системным тегом «Чек ФНС».