Категории и контрагенты

Категория отвечает на вопрос «на что», контрагент — на вопрос «кому». У каждой операции обязательно есть категория и опционально — контрагент и заметка. Хорошо настроенные категории — основа полезной аналитики.

Стартовый набор

При создании первой книги свод.ли подставляет около 50 готовых категорий: «Еда», «Транспорт», «Кафе», «Подписки», «Зарплата», «Подарки», «Налоги» и так далее. Каждая — с иконкой и цветом из единой палитры.

Этот набор — стартовая точка. Переименовать, удалить или поменять иконку можно любой. Если что-то лишнее — смело удалите; если нужного нет — добавьте своё.

Новую категорию необязательно заводить заранее: создать её можно прямо из формы операции. Под списком выбора категории всегда есть кнопка Создать новую категорию, а если начать вводить название — Создать категорию «…» с уже набранным именем. Обе ведут в полную шторку создания категории — ту же, что открывается с этого экрана: имя уже подставлено из запроса, иконку, цвет и родителя вы выбираете сразу. После Создать на компьютере или Сохранить на телефоне приложение возвращает в форму операции с уже выбранной категорией.

Для переводов создание категории недоступно — их категории системные. Тем же способом с телефона создаются контрагент, проект и тег: полная шторка создания с предзаполненным именем и возвратом в форму операции.

Иерархия

Категории вложенные, без ограничения по глубине. У вас может быть «Еда» как родительская и под ней «Продукты», «Кафе», «Доставка», а при желании — ещё уровень внутри. Дочерние категории наследуют цвет корневой категории своей ветки, но иконку выбирают свою: и «Кафе», и «Кафе → Кофе с собой» будут в цвете «Еды», на какой бы глубине ни лежали.

В аналитике вы можете смотреть как на верхний уровень («Еда — 32 000 ₽»), так и раскрывать («из них 18 000 — продукты, 9 000 — кафе»). Сумма родителя автоматически собирает все дочерние.

Если категория «Еда» — родительская и у неё есть подкатегории, то прямые операции в «Еду» тоже допустимы и попадают в группу «прочее». Не нужно создавать «Еда → Прочее» руками.

Сортировка

На компьютере, в вебе и на планшете таблицу категорий сортирует клик по заголовку колонки — «Название», «Операций», «Сумма» или «Доля». Стрелка у активной колонки показывает направление, повторный клик разворачивает порядок. На телефоне колонок нет: кнопка ⇅ справа в строке «Все категории» открывает меню с теми же четырьмя вариантами.

По умолчанию категории идут по названию, от А до Я на каждом уровне дерева, а подкатегории сортируются тем же порядком внутри своего родителя. Пустая категория стоит на своём месте, и первая операция в ней порядок не меняет — структура, выстроенная названиями, держится. Сортировка идёт по тем числам, что видны в строке: на компьютере, в вебе и на планшете — за выбранный период, в приложении на телефоне — за текущий месяц. Последняя выбранная сортировка запоминается на устройстве и восстанавливается при открытии экрана; между устройствами она не синхронизируется.

Иконки и цвета

Каждая категория — это иконка из набора Lucide и цвет из палитры свод.ли (12 пар оттенков для светлой и тёмной темы, выверенные дизайнером). Это сделано, чтобы экран категорий и аналитики оставался читабельным даже при сотне категорий — никаких ярко-красных рядом с малиновыми и бордовыми.

Библиотека иконок одна на все справочники — 416 значков в 17 группах, и любой из них можно взять и категории, и контрагенту, и проекту, и эмитенту в инвестициях. Отличается только иконка по умолчанию и порядок групп: у категорий первыми идут бытовые группы, у проектов — «Проекты и цели».

• Откройте страницу категории и нажмите Редактировать — карандаш в её шапке.
• Иконку выбирайте по смыслу: в поле поиска работают и название иконки, и ключевые слова — по-русски и по-английски. Ничего не нашлось — появится плашка с кнопкой очистки.
• Цвет — любой из палитры; пары собираются автоматически.

Выбор иконки — последний блок формы, под всеми остальными полями: пул из 416 значков занимает много места, и поля, которые вы заполняете каждый раз, стоят выше него. Так устроены все формы со иконкой — категории, контрагенты, проекты, эмитенты.

Цвет выбирается только у корневой категории. У подкатегории палитра заблокирована, а под ней написано, от кого цвет наследуется, — поменяйте цвет там, и перекрасится вся ветка. Так же устроены и подгруппы контрагентов.

Контрагенты

Контрагент — это конкретный человек или организация. «Магнит» — контрагент категории «Продукты». «Школа сына» — контрагент категории «Образование». «Иван» — контрагент категории «Долги».

Контрагенты появляются автоматически при вводе операции: набираете имя в поле «Кому» — оно становится новым контрагентом, и в следующий раз свод.ли предложит его в подсказках. Можно также добавить заранее в разделе Контрагенты.

ИНН контрагента

В карточке контрагента есть поле «ИНН» — и в личной книге, не только в бизнесе. Введите 10 или 12 цифр: свод.ли проверит контрольную сумму и подскажет «Контрольная сумма не сходится», если вы ошиблись. ИНН помогает связывать операции с одним и тем же получателем — в том числе при импорте банковской выписки, где контрагенты сопоставляются именно по ИНН. Поле необязательное — можно оставить пустым.

Автозаполнение из ЕГРЮЛ по ИНН и расширенные реквизиты (ОГРН, КПП, адрес) остаются функцией бизнес-книги.

Избранные контрагенты

Тех, кому вы платите чаще всего, удобно держать под рукой: включите переключатель «Избранное» в форме контрагента. Такой контрагент поднимается наверх списка выбора контрагента (например, в форме операции) и справочника «Контрагенты» — первым среди контрагентов верхнего уровня — и помечается звёздочкой. Переключатель есть на компьютере и в вебе, в личной и бизнес-книге. В мобильной форме его нет, но приложение на телефоне избранное учитывает: те же контрагенты стоят первыми и со звёздочкой.

Сортировка контрагентов

Справочник «Контрагенты» сортируется так же, как категории. На компьютере, в вебе и на планшете — клик по заголовку колонки «Название», «Операций», «Доходы» или «Расходы»: стрелка у активной колонки показывает направление, повторный клик разворачивает порядок. «Расходы» сравниваются по модулю — сначала крупные траты. На телефоне — кнопка ⇅ с меню тех же колонок: в вебе она справа в шапке карточки «Контрагенты · N» (у свёрнутой карточки кнопки нет), в приложении — справа в строке «месяц / всё время».

Порядок один на весь экран. На компьютере и в вебе подгруппы сортируются той же колонкой внутри родителя, а в мобильном приложении список плоский и сортируется целиком. Избранные контрагенты при любой сортировке закреплены сверху. По умолчанию — по названию: пустой контрагент стоит на своём месте, и первая операция его не переносит. Сортировка идёт по тем числам, что видны в строке: на компьютере, в вебе и на планшете — за выбранный период, в приложении на телефоне — за текущий месяц. Последняя выбранная сортировка запоминается на устройстве и между устройствами не синхронизируется.

В бизнес-книге контрагенты разбиты на секции по типу, и на телефоне кнопка ⇅ стоит у каждой: в вебе — в шапке секции, в приложении — в заголовке группы. На бизнес-экране приложения отметки избранного нет, поэтому и закрепления сверху там нет.

Страница контрагента

Нажмите на контрагента в справочнике — откроется его страница. На компьютере и в вебе это вложенный экран, как у страницы категории; на телефоне — тап по строке (правка — долгим нажатием; в бизнес-книге долгое нажатие открывает карточку контрагента с реквизитами, открытыми обязательствами и документами).

Наверху — итог за всю историю: доход и расход вместе, число операций, даты первой и последней и показатели «операций / доход / расход». Это те же числа, что в строке справочника за «всё время». У контрагента с подгруппами (например, «Пятёрочка» с отдельными магазинами) страница собирает операции всех подгрупп — как и его строка в справочнике. Валюты не смешиваются: обороты остальных валют идут отдельной строкой, а операции с тегом «Не учитывается» в числа не входят, но видны в списке. Так же устроена карточка «Денежный поток» рядом с итогом (на компьютере и в вебе): столбцы — в валюте страницы, обороты других валют — строкой «ещё …» под итогом.

Ниже — две вкладки:

• «Операции» — журнал операций этого контрагента; остальные фильтры (период, счёт, категория, проект) свободны.
• «Аналитика» — период стартует со «всё время»: кольцевые диаграммы по категориям и проектам (у контрагента с подгруппами — ещё и по ним), крупные траты, наблюдения. Нажатие на долю диаграммы открывает журнал с фильтром по контрагенту — вместе с его подгруппами, как на самой странице.

В шапке страницы — правка контрагента и кнопка Операция: форма откроется с уже выбранным контрагентом, а категория подставится по нему сама — как при выборе руками. На телефоне то же делает «+» нижней панели.

Категория подставится сама

Выбирать категорию руками каждый раз не нужно. Для знакомого контрагента свод.ли подставит его самую частую категорию по истории — это работает без всякой настройки. А чтобы задать связь явно («Пятёрочка» → «Продукты») или разметить операции по словам в описании, заведите правило авто-категоризации на соседней вкладке «Правила автокатегорий» (на телефоне — пункт «Правила авто-категоризации» в шапке «Категорий»).

Зачем разделять с категорией

Категория — это типовая статья расхода («Связь»), а контрагент — конкретный получатель («МТС», «Мегафон», «Yota»). В отчётах удобно смотреть и так, и так: «сколько ушло на связь всего» и «сколько именно МТС в этом году».

В бизнес-книгах и при совместном ведении контрагенты особенно полезны: «арендатор офиса», «налоговая», «детский сад» — это конкретные сущности, по которым нужны отдельные отчёты.

Страница категории

Клик (на телефоне — тап) по категории в справочнике открывает её собственную страницу — устроенную так же, как карточка счёта. Правка категории — карандаш в шапке страницы, а сама страница отвечает на вопрос «что вообще происходит с этой категорией».

• Шапка — иконка и цвет категории, вид («Расход» или «Доход»), а для вложенной категории — подпись «подкатегория „Еда“». У родительской вместо этого — бейдж «С подкатегориями» и их количество.
• Крупная сумма за месяц и рядом — изменение к прошлому месяцу. Если в прошлом месяце операций не было, так и написано, а не «+100 %».
• Бюджет месяца — если на категорию задан лимит, под суммой идёт полоса в цвете статуса, процент и «Осталось N из M» (или «Перерасход …»); Изменить открывает форму бюджета. Лимита нет — кнопка Задать бюджет (на телефоне — Задать) открывает ту же форму, что в разделе «Бюджеты», с уже выбранной категорией.
• Три показателя: сколько операций, средняя операция и сумма за всё время.
• «Денежный поток» — на компьютере и в вебе рядом с суммой: доход и расход категории по месяцам с выбором периода. Он считается в той же валюте, что и сумма страницы, — единственной валюте операций категории, иначе базовой валюте книги; обороты в других валютах идут строкой «ещё −100,00 $» под итогом.
• Вкладка «Операции» — журнал этой категории с поиском и фильтрами; кнопка Операция заводит новую сразу с ней.
• Вкладка «Аналитика» — привычные карточки аналитики со своим селектором периода, но посчитанные только по этой категории.

У родительской категории страница считает вместе с подкатегориями — та же логика, что у бюджетов и фильтров: «Еда» показывает и «Кафе», и «Продукты».

Страница считает ровно то же, что «Сводка» и «Аналитика»: операции под системным тегом «Не учитывается» в её суммы не входят, а разложенный чек учитывается по частям — в «Продукты» попадёт только та часть чека, которая туда разложена. Строка такого чека в таблице подписана суммой своей части с пометкой «+N» — в скольких ещё категориях лежат остальные части этого чека. Справочник «Категории» разносит части чека так же.

Бюджет прямо со страницы категории

Чтобы поставить лимит на категорию, не нужно искать её в разделе «Бюджеты»: нажмите Задать бюджет на её странице, введите сумму и сохраните — строка «Бюджет месяца» сразу покажет, сколько осталось. Месяц, «с этого месяца и дальше» и перенос остатка работают так же, как в «Бюджетах», а удалить лимит можно из той же формы.

В самом справочнике «Категории» у категории с лимитом под именем появляется тонкая полоса в цвете статуса — по тем же порогам, что на экране «Бюджеты»: видно, что «Кафе» подбирается к границе, не открывая бюджеты. Полоса видна на всех платформах, в том числе в широкой таблице на планшете. Она всегда месячная, переключатель «месяц / всё время» её не меняет. У подкатегории без собственного лимита полосы нет — её расход входит в бюджет родителя.

Из справочника — на страницу с операциями

Операции любой записи справочника — на её собственной странице, на вкладке «Операции»: страница категории, страница проекта, страница тега и страница контрагента. Родительская категория и контрагент с подгруппами собирают операции всей ветки. Отдельной кнопки «Открыть операции» в строках справочников нет — эту роль играют страницы; в журнал с готовым фильтром ведёт нажатие на долю диаграммы на вкладке «Аналитика».

Сами справочники на компьютере и в вебе собраны в сворачиваемую группу «Справочники» внизу бокового меню, а на телефоне — в одноимённой строке меню разделов.

Удаление и слияние

Удалить категорию или контрагента можно, если по ним нет операций. Если есть — свод.ли предложит перенести их в другую категорию и потом удалить. Так не теряются операции и можно безопасно реорганизовывать список.

Слияние двух категорий («Кафе» и «Рестораны» → «Кафе и рестораны») — те же шаги: создайте новую, перенесите операции из обеих старых, удалите старые.

Куда дальше

• Авто-категоризация — правила, которые проставляют категорию за вас.
• Операции — как категории и контрагенты работают вместе.
• Бюджеты — установка лимитов по категориям и контрагентам.
• Аналитика — что можно увидеть по разрезам.
• Теги — свободные метки поверх категорий и системный «Не учитывается».